
17 May La automatización de procesos
La automatización de procesos es sin duda, el medio ideal para mejorar la operatividad de las empresas tanto internamente, mediante la sustitución de trabajos repetitivos, como externamente, es decir para la atención igualmente a clientes y proveedores.
Estas iniciativas ayudan a configurar funciones en piloto automático sin que esto demande más esfuerzo de las personas, al tiempo que elimina el factor del error humano. Esto nos obliga a reflexionar en el ahorro a los costos operativos que implica la automatización, ya que esta actividad disminuye la gestión y alineación del talento humano para sincronizar los procesos de negocio.
Podemos identificar como los beneficios directos de la automatización de procesos lo siguiente:
⦁ Ahorro de tiempo
⦁ Reducción de costos
⦁ Productividad
⦁ Estabilidad operativa
Ahora bien, cuando se ha tomado la decisión de llevar a cabo la automatización de uno o varios procesos de negocio, es importante considerar lo siguiente:
⦁ Determinar cuáles son las tareas repetitivas de la empresa: por ejemplo, mucho de los procesos administrativos son complejos para su ejecución pero la inversión de esfuerzo no agrega valor a los ciclos productivos. Automatizar procesos administrativos es una decisión inteligente.
⦁ Modelar el proceso: es necesario crear un mapa del proceso actual y determinar la manera óptima de ejecutarlo. Recordar que una iniciativa de automatización es la mejor oportunidad para mejorar un proceso.
⦁ Seleccionar la herramienta de automatización: elegir herramientas de alto impacto al proceso, especializadas en el proceso, y a su vez de bajo impacto a la infraestructura tecnológica de la empresa. Como ejemplo, siempre elegir soluciones de Software as a Service, que son servicios tecnológicos que no requieren la compra de licencias de uso ni instalaciones en servidores de la empresa.
⦁ Entrenar al talento humano: los colaboradores deben saber usar las nuevas herramientas y conocer a la perfección el proceso mejorado
⦁ Re plantear las actividades de los colaboradores: ahora con un proceso automatizado y mejorado, lo colaboradores que antes ejecutaban procesos repetitivos tendrán la oportunidad de cambiar su rol en el proceso, para convertirse en verdaderos analistas de la información y traer beneficios al proceso y a la empresa
Algunos de los procesos administrativos sujetos a automatización son:
⦁ Recepción y validación de las facturas de los proveedores
⦁ Gestión del proceso de comprobación de gastos de viaje
⦁ Administración de fondos fijos de sucursales
⦁ Buzones de quejas y sugerencias
⦁ Facturación a clientes
⦁ Conciliación de facturas contra las autoridades tributarias
⦁ Administración de contratos
En nuestra área de Tecnología Aplicada a los Negocios contamos con plataformas y especialistas listos para ayudar a las empresas a automatizar sus procesos administrativos con soluciones en la nube, de implementación sencilla y rápida y al alcance de cualquier presupuesto.
Fernando Aguilar
Socio TI
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