30 Oct El ABC de la Comprobación de Gastos
C. Fernando Aguilar | Easyfac | socio estratégico
Dependiendo el giro y la necesidad, muchas empresas otorgan a sus empleados gastos de viaje o viáticos, que en un concepto entendible se definen como: “recursos monetarios asignados a personal que realiza una labor para la empresa fuera del lugar donde habitualmente trabaja”.
Los gastos de viaje o viáticos que otorgan las empresas a sus empleados pueden ser deducibles de impuestos, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos. Si dentro de las actividades de tu puesto realizas muchos viajes, es indispensable saber como manejar los gastos, así como conocer las políticas de la empresa.
Te dejamos algunas sugerencias para ayudarte a cuidar tus cuentas de gasto:
COMPARACIÓN DE COSTOS
El primer paso a realizar cuando te ordenen hacer un viaje de negocios hacia algún destino así sea en el extranjero o dentro de tu país, es necesario corroborar que el viático asignado corresponde al costo real de los servicios e insumos en tu destino.
Puedes obtener los costos de los servicios e insumos vía internet, para saber si te sobra o te falta recurso, siempre es mejor que sobre un poco de dinero a que falte, para evitar el uso de recursos propios o tarjetas de crédito. Pero recuerda no abusar o tu empresa puede reducir los viáticos en viajes futuros.
CONOCE LAS POLÍTICAS
Cada empresa cuenta con políticas internas de lo que puedes y no consumir durante tu viaje, te sugerimos conocer desde el primero momento, qué no entra en gastos laborales y cuáles son sus límites. Por ejemplo, hay empresas que cubren llamadas a casa, otras no.
REQUISITOS DE REEMBOLSO
Si en algún momento dentro de tu viaje debes usar dinero propio, es importante que conozcas el procedimiento de tu empresa para rembolsar, para evitar mal entendidos. Puede que solo te soliciten la factura o que sea necesario justificar el gasto de alguna otra manera. Esto influye en el uso del recurso.
CONTROL DE GASTOS
Con la evolución tecnológica existen algunas herramientas que te permiten registrar los gastos que vas realizando en el transcurso del día para generar un control de gastos. En caso de que tu empresa no cuente con esto, puedes hacer un diario de gastos, dentro de este registraras la fecha cada mañana, y luego apuntaras durante el transcurso del día cada gasto que se haga, ya sea del dinero de la empresa o de recursos propios, destinados para asuntos relacionados a la empresa. Este método es mucho más práctico y preciso que tratar de recordar tres días después de que se usó el dinero.
SOPORTE DE GASTOS
Derivado a que los viáticos son dinero de la empresa, debes comprobar su uso, y esto se hace mediante facturas o comprobantes de algún tipo. Cuando no se cuenta con una factura o comprobante, por ejemplo, el de un valet parking, el ticket del subterráneo o un taxi en algunos países, se requiere detallar el gasto dentro de tu cuenta de gasto.
SIN INVITACIONES
Recuerda que los viáticos son exclusivos para cada empleado y sólo si la empresa ha autorizado la realización de invitaciones a comer de clientes o socios, se debe incurrir en estos gastos.
APÉGATE AL PRESUPUESTO
No siempre es sencillo mantenerse dentro de lo presupuestado para el viaje, pero no es imposible.
Te sugerimos buscar alternativas para algunos gastos, por ejemplo, las llamadas desde desde el hotel pueden ser prácticas, pero no ahorrativas, ya que se cobran de forma adicional lo que puede incrementar tu gasto en cientos de dólares. Puedes remplazarlas usando tarjetas de teléfono en teléfonos públicos o incluso puedes llamar vía Internet, lo cual puede hasta resultar gratis. De la misma forma puedes hacer con otros servicios, como comida, taxis, etc.
REPORTE DE GASTOS EN TIEMPO Y FORMA
Al finalizar tu viaje es importante realizar tu cuenta de gastos exacta e inmediata después de tu regreso, ya que puede influir en el concepto que tenga la empresa sobre cuán bien se hace el trabajo.
Recuerda que existen varias opciones para automatizar el proceso de las cuentas de gasto, si tu empresa aún no cuenta con una, puedes sugerirle VerifactGastos una plataforma online que permite la generación, supervisión y administración de las cuentas de gasto permitiendo realizar esta tarea en minutos.
faguilar@easyfac.com.mx
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